De korte versie: de meeste offerteprogramma's zijn gebouwd voor "het mkb" in het algemeen. Voor een schilder betekent dat vaak: wél een mooie pdf, géén m²-calculatie, géén 9%-regel en géén manier om de klant digitaal akkoord te laten geven. Hieronder staan zeven punten waarop je programma's kunt vergelijken, in de volgorde waarin ze je in de praktijk dwarszitten. Het laatste punt — kom je er weer uit? — wordt bijna nooit gesteld en is het belangrijkste.
Eerst dit: een offerteprogramma is geen boekhoudpakket
Ze lijken op elkaar omdat ze allebei facturen maken, maar ze doen iets anders. Een offerteprogramma helpt je vóór en tijdens de klus: calculeren, offreren, akkoord krijgen, factureren en zien wie nog moet betalen. Een boekhoudpakket helpt je erna: bonnen verwerken, btw-aangifte doen, jaarcijfers maken.
Je hebt ze allebei nodig, maar niet allebei nú. Als je 's avonds aan de keukentafel offertes zit uit te typen, is het offertedeel je knelpunt — niet je grootboek. Kies dus eerst wat het grootste gat dicht, en kijk of het netjes samenwerkt met wat je boekhouder gebruikt.
1. Rekent het zoals jij rekent?
Dit is het punt waarop algemene software voor schilders afhaakt. Jij calculeert in vierkante meters, in lagen, in strekkende meters kozijn en in uren — niet in "aantal × stuksprijs". Kijk dus of je per regel een eenheid kunt kiezen (m², m¹, stuk, uur) en of het programma een opslag voor materiaal kent naast je uurtarief.
Twee dingen die in de praktijk het verschil maken: kun je je eigen tarieven en standaardteksten opslaan zodat je ze niet elke keer intypt, en kun je de offerte opdelen in ruimtes of onderdelen (woonkamer, hal, buitenkozijnen), zodat je klant ziet waar het geld heen gaat en jij makkelijk een deel kunt schrappen als het te duur wordt. Dat laatste redt offertes die anders afgewezen worden.
Wil je weten of je calculatie zelf klopt: in wat kost schilderwerk per m² staat hoe zo'n prijs is opgebouwd, en met de verfcalculator reken je de materiaalkant door.
2. Kan je klant digitaal akkoord geven?
Een offerte die per mail gaat en waar niets mee gebeurt, is een offerte die je kwijt bent. De vraag is dus niet alleen of het programma een nette pdf maakt, maar of je klant op zijn telefoon kan tikken op "akkoord" — zonder in te loggen, zonder app te installeren, zonder pdf te printen en te scannen.
Let daarbij op wat er wordt vastgelegd: datum en tijd, welke versie van de offerte, en liefst het IP-adres. Dat is je bewijs als er later discussie komt over meerwerk. Een krabbel op papier zegt juridisch niet méér dan dat.
3. Wordt de offerte een factuur zonder overtypen?
Dit is waar de meeste tijd — en het meeste geld — weglekt. Klus klaar, en dan mag je de hele boel opnieuw intypen in een factuurprogramma, inclusief de kans op een tikfout in een bedrag van vierduizend euro.
Vraag dus concreet: hoeveel handelingen zitten er tussen een geaccepteerde offerte en een verstuurde factuur? Als het antwoord "twee klikken" is, scheelt dat per klus een kwartier. Kijk ook of je in delen kunt factureren — een aanbetaling vooraf en de rest bij oplevering — want dat is bij grotere schilderklussen eerder regel dan uitzondering. Hoe zo'n gesplitste factuur eruitziet, staat in het voorbeeld van een offerte schilderwerk.
4. Werkt het op je telefoon, in de bus?
"Mobiel werkt ook" is iets anders dan "gemaakt voor mobiel". Het verschil merk je pas als je op een oprit staat met verf aan je handen en je klant naast je. Kun je dán, binnen een paar minuten, een offerte afmaken en versturen? Of moet je zeggen: "ik stuur hem vanavond"?
Die avond is precies waar offertes blijven liggen. Onderzoek naar offertetrajecten laat steeds hetzelfde zien: wie er als eerste is, wint een flink deel van de klussen — niet omdat hij goedkoper is, maar omdat de klant dan nog in beslismodus zit.
5. Doet het de btw-splitsing voor je?
Schilders hebben met twee tarieven te maken: 9% bij woningen ouder dan twee jaar, 21% in alle andere gevallen — en bij behangwerk zelfs allebei op één factuur. Software die maar één btw-tarief per factuur aankan, is voor jou onbruikbaar.
Kijk of je per regel een tarief kunt zetten, en of het totaal netjes uitsplitst op de pdf. De regels zelf staan in 9% of 21% btw op schilderwerk. Let op: geen enkel programma neemt de verantwoordelijkheid van je over — bij een controle spreekt de Belastingdienst jou aan, niet je leverancier.
6. Zie je wie er nog moet betalen?
Facturen maken is het halve werk; weten welke er openstaan is de andere helft. Kijk of er een overzicht is waarin je in één blik ziet wat er nog binnen moet komen en hoe lang dat al duurt.
En let op de herinneringen: kan het programma die versturen, en — net zo belangrijk — kun je dat uitzetten? Bij een vaste klant met wie je al tien jaar werkt, wil je niet dat er automatisch een strenge mail uitgaat omdat hij drie dagen te laat is. Automatische aanmaningen horen een keuze te zijn, geen standaard.
7. Kom je er ook weer uit?
De vraag die bijna niemand stelt bij het aanmelden, en die iedereen stelt bij het opzeggen. Je bent wettelijk verplicht je facturen zeven jaar te bewaren. Staan ze straks in een programma dat je niet meer gebruikt, dan heb je een probleem.
Vraag daarom vooraf: kan ik mijn klanten, offertes en facturen zelf exporteren, in een bestand dat ik gewoon kan openen — csv of pdf? Kost dat extra? En wat gebeurt er met mijn gegevens als ik stop: worden ze verwijderd, en krijg ik daar bericht van? Een leverancier die daar helder over is, is meestal ook over de rest te vertrouwen.
Het lijstje in één oogopslag
| Waar je op let | De vraag die je stelt |
|---|---|
| Calculatie | Kan ik per regel m², m¹, stuk of uur kiezen — en mijn eigen tarieven opslaan? |
| Indeling | Kan ik de offerte opdelen per ruimte of onderdeel? |
| Akkoord | Kan mijn klant op zijn telefoon akkoord geven, en wordt dat vastgelegd? |
| Factureren | Hoeveel handelingen zitten er tussen akkoord en verstuurde factuur? |
| Deelfacturen | Kan ik een aanbetaling en een slotfactuur maken? |
| Mobiel | Kan ik een offerte áf maken op mijn telefoon, niet alleen bekijken? |
| Btw | Kan ik 9% en 21% door elkaar gebruiken op één document? |
| Betalingen | Zie ik in één blik wat er openstaat — en kan ik herinneringen uitzetten? |
| Uitstappen | Krijg ik mijn data mee in csv of pdf, zonder bijbetalen? |
| Prijs | Per bedrijf of per gebruiker? Excl. of incl. btw? Zit ik aan een jaar vast? |
Waar Nuvalo wel en niet voor gemaakt is
Volledige openheid: ik heb Nuvalo zelf gebouwd, dus je leest dit op de site van een aanbieder. Daarom liever concreet dan mooi.
Wel: Nuvalo is gemaakt voor schildersbedrijven en doet de zeven punten hierboven. Je rekent per m², per strekkende meter, per stuk of per uur, met je eigen tarieven en teksten, opgedeeld per ruimte. Je klant krijgt een link, bekijkt de offerte op zijn telefoon en tikt op akkoord — moment en versie worden vastgelegd. Daarna maak je er met twee handelingen een factuur van, ook als aanbetaling en slotfactuur. Btw kun je per regel zetten. Op je dashboard zie je wat er openstaat. Je data haal je er zelf uit als zip met csv's, en stop je ermee, dan krijg je die export automatisch toegestuurd. Er zit een eigen website bij waarop klanten een aanvraag kunnen doen, die meteen als klus binnenkomt.
Niet: Nuvalo is geen boekhoudpakket. Je btw-aangifte doe je gewoon bij je boekhouder of in je boekhoudprogramma; er is geen bankkoppeling en geen urenregistratie voor personeel. Je klant betaalt per overboeking op jouw rekening — er zit geen betaalknop in de factuur. En betaalherinneringen staan standaard uit; je zet ze zelf aan als je ze wilt.
Zelf uitproberen in plaats van erover lezen?
Maak een maand lang echte offertes en facturen, met je eigen logo en tarieven. Geen betaalgegevens nodig, dus het kan nooit per ongeluk doorlopen — na dertig dagen stopt de proef vanzelf.
Probeer Nuvalo 30 dagen gratisGeen betaalgegevens nodig · stopt vanzelf
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een offerteprogramma en een boekhoudpakket?
Een offerteprogramma helpt je vóór de klus: calculeren, offreren, akkoord krijgen en factureren. Een boekhoudpakket helpt je erna: bonnen verwerken, btw-aangifte doen en je jaarcijfers maken. Er is overlap bij het factureren, maar geen van beide vervangt de ander helemaal. Veel schilders gebruiken een offerteprogramma voor het klantwerk en sturen hun facturen daarna door naar de boekhouder.
Heb ik als zzp-schilder wel software nodig? In Word lukt het toch ook?
Het kan prima, zolang je weinig offertes maakt en ze eenvoudig zijn. Het knelt meestal op drie punten: je typt bedragen over en maakt rekenfouten, je hebt geen bewijs dat de klant akkoord ging, en je bent 's avonds nog bezig terwijl je overdag wilde schilderen. Zodra je meer dan een paar offertes per maand maakt, verdient software zich terug in tijd.
Waar moet ik op letten bij de prijs?
Kijk niet alleen naar het maandbedrag, maar naar wat er meetelt: rekent de aanbieder per gebruiker, per verstuurde offerte of per bedrijf? Zit de btw erbij of komt die er nog bovenop? Zit je vast aan een jaarcontract? En kun je gratis proberen zonder je betaalgegevens achter te laten — zodat het niet stilletjes doorloopt als je het toch niets vindt?
Is een digitaal akkoord juridisch geldig?
Ja. Een opdracht komt in Nederland tot stand door aanbod en aanvaarding; dat mag ook digitaal. Wat telt, is dat je kunt aantonen wie wanneer waarmee akkoord ging. Goede software legt daarom het moment, het IP-adres en de exacte versie van de offerte vast, en stuurt beide partijen een pdf. Dat is in de praktijk steviger bewijs dan een krabbel op een papieren offerte.
Wat gebeurt er met mijn gegevens als ik stop?
Vraag dat vóórdat je begint. Je hebt je facturen zeven jaar te bewaren voor de Belastingdienst, dus je moet je klanten, offertes en facturen kunnen exporteren in een bestand dat je zelf kunt openen — csv of pdf. Kan dat niet, of alleen tegen betaling, dan zit je vast aan de leverancier.
Kazimir Hermans Oprichter van Nuvalo — offerte- en factuursoftware voor schilders. Lees ook: voorbeeld offerte schilderwerk.