Factuur schilderwerk: wat er verplicht op moet.

De korte versie: een factuur voor schilderwerk moet elf gegevens bevatten, en het lastigste daarvan is niet het btw-tarief maar het factuurnummer: dat moet opeenvolgend zijn, uniek, zonder gaten, jaar in jaar uit. Daarnaast moet je de factuur uiterlijk de 15e van de maand ná de klus versturen, en hem zeven jaar terug kunnen vinden. Hieronder staat alles op een rij, met een ingevuld voorbeeld en de drie situaties waar het bij schilders misgaat: de btw-splitsing, de verleggingsregeling en de aanbetaling.

De verplichte gegevens

De Belastingdienst noemt deze gegevens; ontbreekt er één, dan is je factuur formeel niet geldig en kan je klant de btw niet aftrekken — wat je gegarandeerd een telefoontje oplevert.

Twee dingen die niet verplicht zijn maar die je er toch op wilt: het adres van de klus (dat onderbouwt waarom je het lage tarief rekent) en je IBAN met een betaaltermijn. Zonder rekeningnummer kan een klant niet betalen, hoe wettelijk correct je factuur verder ook is.

Het factuurnummer: waar het echt misgaat

De regel is simpel: je nummers lopen op, elk nummer bestaat maar één keer, en je mag meerdere reeksen gebruiken — bijvoorbeeld een reeks per jaar, zoals 2026-0001. Wat niet mag is een nummer overslaan, een nummer hergebruiken of achteraf hernummeren.

Dat klinkt makkelijk tot je facturen als losse bestanden maakt. Je kopieert de factuur van vorige week, je vergeet het nummer aan te passen, en er bestaan ineens twee facturen 0042. Of je maakt er één die de klant nooit ontvangt, gooit hem weg, en er valt een gat in de reeks. Bij een controle moet je dan uitleggen waar nummer 0039 is gebleven — en dat is een vervelend gesprek, want een ontbrekende factuur ziet eruit als omzet die je niet hebt opgegeven.

Btw: 9%, 21% of verlegd

Voor schilderwerk aan een woning die langer dan twee jaar in gebruik is geldt 9%, inclusief de verf en materialen die je daarbij verwerkt. Nieuwbouw, bedrijfspanden en losse materiaalverkoop vallen onder 21%. Staan er op één factuur allebei — bijvoorbeeld bij behangwerk, waar de arbeid 9% is en het behang 21% — dan moet je het bedrag exclusief btw én het btw-bedrag per tarief apart vermelden. De details staan in de btw-gids voor schilderwerk.

Werk je als onderaannemer voor een andere ondernemer aan een onroerende zaak, dan geldt de verleggingsregeling: jij brengt geen btw in rekening, maar zet op de factuur de vermelding "btw verlegd" plus het btw-nummer van de aannemer. Je eigen btw-nummer hoort er natuurlijk ook op. Vergeet je die vermelding, dan ontstaat er verwarring over wie de btw afdraagt — en dat kost jou geld, niet de aannemer.

Het voorbeeld

Voorbeeld — fictieve gegevens

Wil je zien hoe zo'n factuur er als pdf uitziet, zoals je klant hem in zijn mail krijgt? Bekijk een voorbeeldfactuur uit Nuvalo (pdf). Kwaststreek is een verzonnen bedrijf; de cijfers zijn een voorbeeld.

Aanbetaling en slotfactuur

Bij grotere klussen werk je met een aanbetaling. Belangrijk: dat is een volwaardige factuur, met een eigen nummer en een eigen btw-bedrag — geen briefje met een bedrag erop. Op de slotfactuur zet je vervolgens het totaal van de hele klus, en trek je de al betaalde aanbetaling er zichtbaar vanaf, met het factuurnummer van die aanbetaling erbij. Zo kan je klant volgen wat er nog openstaat, en kan jouw boekhouder de twee aan elkaar knopen.

Bij particulieren geldt bovendien een grens: je mag bij aanneming van werk maximaal 50% vooruit vragen. In de praktijk is 30% gangbaar en ruim voldoende om je materiaalinkoop te dekken.

Wanneer moet de factuur weg zijn?

Uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je het werk hebt geleverd. Lever je een klus op 3 maart op, dan moet de factuur er uiterlijk 15 april zijn.

Dat is de wettelijke buitengrens, niet een advies. Onderzoek naar betaalgedrag laat steeds hetzelfde zien: hoe korter de tijd tussen oplevering en factuur, hoe sneller er betaald wordt. De klus zit dan nog vers in het geheugen en de tevredenheid is op zijn hoogst. Een factuur die drie weken blijft liggen, wordt ook drie weken later betaald — en soms helemaal niet.

Hoe lang bewaren

Je facturen bewaar je zeven jaar. Gaat het om onroerende zaken, dan is het tien jaar. Dat betekent dat de factuur die je vandaag maakt in 2033 nog terug te vinden moet zijn.

Let op het woord "vindbaar". Bewaren is niet hetzelfde als opzoekbaar hebben. Een map met 400 pdf's die factuur-definitief-2.pdf heten voldoet formeel misschien, maar zoek daar bij een controle je factuur van mei 2029 maar eens in terug.

Nummering, btw en bewaren: automatisch goed

In Nuvalo loopt je factuurnummering vanzelf door, staat de btw per regel al goed omdat hij uit je offerte komt, en maak je van een geaccepteerde offerte in twee handelingen een factuur — inclusief aanbetaling en slotfactuur. Op je dashboard zie je wat er nog openstaat, en je hele administratie haal je er als csv weer uit wanneer je maar wilt.

Probeer Nuvalo 30 dagen gratis

Geen betaalgegevens nodig · stopt vanzelf

Veelgestelde vragen

Dit artikel is met zorg samengesteld maar is geen belastingadvies. Regels kunnen wijzigen — raadpleeg bij twijfel de factuureisen van de Belastingdienst of je boekhouder.

Kazimir Hermans Oprichter van Nuvalo — offerte- en factuursoftware voor schilders. Lees ook: voorbeeld offerte schilderwerk.